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Uma das melhores coisas sobre gestão de projetos é a variedade de trabalhos. Muitos PMs são atraídos a essa profissão porque nunca se sabe o que pode acontecer no dia seguinte e porque cada projeto apresenta desafios e oportunidades levemente diferentes.

Mas algumas vezes, apenas não há muito o que fazer. Como você lida com isso – especialmente se você é um PM e não teve uma experiência como essa antes?

Aquele pouquinho no meio

Isso geralmente acontece no meio dos projetos. Você trabalhou com o time durante todo o processo de iniciação e planejamento, você designou pessoas para suas tarefas e já superou alguns sérios problemas. Agora todos sabem o que devem fazer e estão tocando os projetos.

Depois vem o período agitado de preparar tudo antes da data de entrega, lidar com os problemas não previstos que tentam atrapalhar o sucesso do projeto, e gerenciar o impacto que desencadeou riscos que sempre aparecem nos piores momentos possíveis.

Mas agora, no meio do trabalho, as coisas estão indo bem. Você tem alguns questionamentos a responder, algumas dependências para resolver, tem as atualizações inevitáveis de status e as solicitações dos stakeholder para lidar, mas você não está sobrecarregado.

O que fazer? Como você preenche o seu dia e evita o sentimento de que “não está fazendo nada para ganhar dinheiro” porque tudo parece fácil?

Os sins e os nãos

A primeira coisa a perceber é que é dessa forma que as coisas devem acontecer. Todo o aquele trabalho que foi aplicado no planejamento foi designado para ajudar o time a chegar a um ponto em que eles desempenhem o plano sem uma quantidade excessiva de estresse ou pressão. Quando tudo está indo bem é porque o plano correto está indo de acordo com o planejado, sendo seguido pelo time e que ele não está sendo interrompido por problemas e ou riscos.

Isso nos leva a segunda coisa que os novos PMs precisam entender: Um período mais tranquilo no projeto é uma forma de pagar os dias de trabalho duro. Isso não é uma razão para se sentir culpado, é uma recompensa que você conquistou até aqui.

Com isso dito, nós sabemos que esse período não dura muito, então existe algumas coisas que você precisa fazer para se preparar para o que está por vir.

• Monitorar o plano de perto atento a qualquer sinal inicial de que um problema possa acontecer. Podem ter algumas tarefas que estão durando mais que o normal, dependências que ainda não foram identificadas, etc. Sempre há indicadores de problemas em potencial antes que isso leve atraso ao prazo de entrega.
• Fique atento ao humor do time. Eles estão felizes e relaxados, ou estão começando a ficar tensos? Como está o relacionamento entre os membros do time? Qual o nível de engajamento e foco? O time será o indicador principal de futuros problemas se você ouvir as mensagens subliminares que eles estão mandando.
• Seja proativo sempre que possível. Com nenhuma crise imediata para resolver, você pode começa a ver a frente e remover qualquer barreira que possa aparecer que poderia impactar o progresso do projeto. Poderia avançar com conversas com os donos dos recursos sobre a alocação futura dos membros dos times, testar suposições que afetem algum trabalho que precisará começar em breve ou garantir que quaisquer dependências externas estejam sendo gerenciadas adequadamente.

Isso talvez não seja o suficiente para te manter completamente ocupado durante todo o dia, mas tudo bem. O que não deve ser feito é ficar tentado a preencher os tempos disponíveis com outras tarefas. Não comece a fazer as seguintes coisas:

• Distrair o time de seu trabalho. Solicitar updates, conversar sobre como as atividades estão indo realizar sugestões de abordagens alternativas, discussões hipotéticas sobre outros possíveis elementos do projeto, etc. não ajudarão no projeto. Ao invés disso, isso distrairá as pessoas de seus trabalhos e criará frustração.
• Começar a fornecer novas analises ou informações para além do que é esperado. Se o trabalho adicional que você fez for bem recebido, você acabou de criar trabalho adicional para si mesmo para quando as coisas ficarem ocupadas novamente; e se não for, então você acabou de minar sua reputação
• Contar as pessoas que você precisa de mais trabalho. Sério, não faça isso. Ter algum tempo livre é um luxo temporário e se você convencer seu gestor que você tem a capacidade de assumir outro projeto, eu garanto que em algum momento ambos os projetos ficaram ocupados ao mesmo tempo e você não conseguirá gerenciar nenhum dos dois efetivamente.

Vamos falar um pouco mais sobre o último tópico. Eu não tenho problemas com novos PMs tentando usar o tempo deles de forma mais benéfica, mas use esse tempo para identificar maneiras de aprender, se desenvolver e crescer. Leia artigos aqui no ProjectManagement.com, escute um webinar ao vivo ou algum podcast, faça algum curso online, etc. Tenha uma conversa com o seu gerente sobre como aproveitar esse tempo da forma mais efetiva possível, mas reconheça que esse período é temporário e que, precisa controlar as responsabilidades adicionais que assumiu, não durará por muito tempo.

Para terminar

Qualquer gestor de projetos te falará que existirá projetos em sua careira que nunca te permitirão ter uma folga – onde você se move de um problema para outro e enfrenta desafios continuamente do início até o fim.

Então, se você tem um projeto inicial que parece um pouco entediante no meio, aproveite-o o melhor que puder. Foque seu tempo e energia nas coisas construtivas corretas e se prepare para os desafios que inevitavelmente aparecerem a medida que a linha final se aproxima.

Fonte: https://www.projectmanagement.com/articles/781026/how-to-navigate-the–boring–middle-part-of-your-projects

Tradução: Joseanne Lopes

Joseanne Lopes Conceição é brasileira, engenheira civil e estudante do MBA em Gestão de Projetos pela USP. Ela é empreendedora na área de construção, amante da gestão de projetos, de idiomas e da música. Joseanne está gosta de novos desafios e aprecia feedbaks.