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Quando eu iniciei minha carreira em Gerenciamento de Projetos de TI, eu não sabia a diferença entre um roteador de rede e uma tomada. Meus olhos e meus ouvidos estavam bem abertos tentando encontrar sentido em um mundo completamente novo. 

Meus colegas eram gentis o suficiente para desenhar imagens que me ajudavam a entender o básico. Além do mais, eu tive que aprender novos termos em inglês e japonês.

Alguns anos mais tarde, eu me vi trabalhando como contratante de gerentes de projetos in loco para clientes de diferentes indústrias. As culturas corporativas não eram exatamente parecidas. Enquanto eu aprendia a me adaptar à diferentes ambientes, eu estudava para a certificação PMP do PMI. 

Um dos maiores benefícios que eu obtive dessa época foi aprender a ter uma abordagem estruturada para atingir um objetivo. No entanto, existem algumas habilidades comportamentais essenciais que eu precisei para o trabalho.

Através de várias interações com profissionais de negócios, eu aprendi algumas lições valiosas.

1. Seja responsável. Não tem nada mais frustrante do que trabalhar com equipes que falham em entregar e não conseguem explicar o porquê. A responsabilidade tem um impacto enorme no custo, cronograma e qualidade dos projetos. O gerente de projetos deve cultivar uma cultura de prestações de contas desde o início do projeto.

Aqui vai alguns bons hábitos que podem ajudar:

• Sempre estabeleça claras expectativas (exemplo: incluir prazos para as ações);
• Faça lembretes numa frequência adequada e ofereça ajuda quando puder;
• Seja discreto quando estiver lidando com problemas sensíveis (especialmente em nível individual);
• Foque a comunicação nos resultados.

Enquanto os times do projeto precisam prestar contas ao gerente do projeto, estes precisam prestar conta às demais partes envolvidas. Mostrar consistência na prestação de contas ajuda a ganhar confiança, o que facilita o aproveitamento dos relacionamentos para resolver problemas.

2. Trabalhe no seu fator de simpatia. Ser amigável e útil contribui para seu fator de simpatia, o que ajuda um GP ser percebido como um integrante da equipe – e percorre um longo caminho ao liderar equipes em projetos difíceis. Foque em exibir os seguintes traços de caráter:

• Aberto
• Consistente
• Paciente
• Positivo
• Afável
• Genuíno
• Confiável
• Empático
• Motivacional

Ninguém consegue demonstrar essas qualidades o tempo todo, mas um bom GP tenta ter a maioria dessas características durante a maior parte do tempo.

3. Planeje (para o pior). Projetos são desenhados para conceber produtos, estabelecer serviços ou implementar processos. Gerentes de projetos motivam equipes e desenvolvem planos para ajudar a alcançar os objetivos do projeto.

Ao longo do caminho encontramos pedras de tropeço na forma de ambiguidade e incerteza. Às vezes, prazos são perdidos por dependência do próprio cliente. Outras vezes, há pressões para entregar apesar dos principais objetivos não estarem claros.

Mesmo com um plano bem pensado, é difícil se preparar para o incerto. Desde o início de qualquer projeto, um GP deve usar seus recursos e se preparar para o pior. Tente:

• Aproveitar o relacionamento com as principais partes interessadas;
• Fornecer continuamente visibilidade aos riscos do projeto;
• Ter pessoas responsáveis pelas principais decisões;
• Reportar continuamente marcos do projeto para benefício do negócio.

A reação automática do inexperiente GP é entrar em pânico quando os projetos não andam conforme o planejado. O truque é abraçar a ideia de que na maior parte das vezes, as coisas darão errado em um projeto. Quando mudanças inesperadas (desagradáveis) acontecem, se pergunte o seguinte:

• Qual é o impacto para o projeto?
• Quais são os novos caminhos em direção aos objetivos do projeto?
• Essa mudança cria oportunidades extras?
• Existe algo que eu consiga aproveitar agora que eu não conseguia antes?

4. Comemore pequenas vitórias. Raramente o caminho para o sucesso é uma jornada tranquila do início ao fim. Quando os prazos são apertados e a pressão aumenta, as equipes costumam se frustrar. Quando um marco é alcançado, parabenize a equipe. Planeje celebrações futuras com antecedência para motivar os membros da equipe a correr até a linha de chegada. Como mencionei anteriormente, como líder, o GP deve motivar as pessoas.
   
   
5. Aprenda! Ao longo de qualquer projeto ou jornada na vida, é crucial periodicamente dar um passo para trás e observar o progresso e o crescimento geral. Reserve um tempo para revisar as lições aprendidas e siga em frente com confiança, sabendo que você é capaz de alcançar muitos outros objetivos à frente.

Walter Edwards atuou como profissional e líder no Japão, entregando projetos com sucesso para organizações multinacionais. Ele é capaz de se comunicar com as partes interessadas locais e globais de forma eficaz e manter os membros da equipe focados em itens de alta prioridade necessários para atingir as metas.