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Andy Jordan – 20 de outubro de 2021

Andy Jordan é presidente da Roffensian Consulting S.A., uma empresa de consultoria de gestão sediada em Roatan, Honduras, com uma prática abrangente de gerenciamento de projetos. Andy sempre agradece o feedback e a discussão sobre as questões levantadas em seus artigos e pode ser acessado em andy.jordan@roffensian.com. O novo livro de Andy, Gerenciamento de Risco para Organizações Orientadas por Projetos, já está disponível.

Às vezes, as perguntas que me fazem os novos gerentes de projeto me fazem sorrir. São perguntas que me levam de volta aos meus primeiros dias de gerenciamento de projetos, quando a coisa mais trivial parecia carregar o peso do mundo com ela, e quando eu realmente perdia o sono tentando descobrir o que fazer.

A mesma questão hoje não me incomodaria nem um pouco, porque tenho a experiência de saber que seria inconsequente em um quadro mais amplo. Mas se você não tem essa experiência, como você determina se algo é realmente um problema]?

Exemplos do tipo de coisa a que me refiro são preocupações de que um proprietário de recursos tenha designado um colaborador de baixo desempenho para a equipe, ou que o caminho crítico fosse executado alguns dias depois do prazo. Talvez seja uma preocupação que um membro da equipe saia de férias por duas semanas e que não haja ninguém para substitui-lo, ou talvez alguns membros da equipe estejam atrasados em fornecer atualizações para o relatório de status a cada semana.

Seriam problemas tais questões? Bem, tecnicamente…sim, seriam. Não podem ser ignorados por um GP, pois há o potencial de piorarem. Mas no panorama mais abrangente do que poderia dar errado em um projeto, todos eles são bem menores.

Mas para os novos gerentes de projeto, experimentar estes problemas pela primeira vez – e conscientes de que estão sendo observados para ver como eles se saem em seus primeiros projetos – eles não parecem menores. Eles podem muito bem ser os primeiros problemas que enfrentaram como PM, e estão preocupados porque se não os abordarem corretamente, isso irá refletir mal sobre eles.

Separando as coisas grandes do barulho

Como os novos gerentes de projeto determinam se essas questões são algo com que eles devem se preocupar ou se são simplesmente “ruídos” que realmente só terão impacto no projeto se o GP passar muito tempo pensando nelas?

O teste que sempre uso é fazer a pergunta: “Será que isso importa? Considere quais são as implicações do problema percebido, e então se essas implicações são significativas para o projeto.

Isso tem que ser baseado na realidade, não em um monte de piores cenários. Por exemplo, fui consultado por inúmeros GPs que estão convencidos de que um dos colaboradores atribuídos a eles não é capaz de fazer o trabalho. O raciocínio para isso tem variado muito: o gerente de recursos estava muito interessado em “despejar” a pessoa no projeto, gerentes de projeto que já trabalharam com a pessoa antes disseram que era inútil, e assim por diante.

Mas nada disso importa. A menos que e até que a pessoa designada para o projeto tenha problemas de desempenho (ou cause dificuldades no projeto atual), não há problema. Claro, o GP vai querer monitorar o trabalho desse membro da equipe para garantir que ele está indo bem, mas isso é apenas uma boa administração.

Considere alguns dos outros exemplos. Se os membros da equipe estão constantemente atrasados em fornecer atualizações de status, então um bom GP vai querer descobrir o motivo: Será que eles não percebem qual é o prazo? Eles estão incertos do que é necessário? Eles não acham que é importante? Pode haver um problema que precisa ser resolvido, mas será um problema que afeta o projeto? Altamente improvável.

E quanto a um caminho crítico que ultrapasse o prazo em alguns dias? Vale a pena comunicar isso às partes interessadas, e definitivamente será importante monitorar o desempenho em relação ao plano para essas atividades do caminho crítico. Mas é motivo de preocupação imediata assim que o plano for desenvolvido? Não, muita coisa vai acontecer de agora até lá.

Agora, se a ausência de duas semanas de um recurso impactar as primeiras tarefas nesse caminho crítico, isso pode precisar de mais atenção imediata, porque potencialmente atinge o limiar de importância. Mas um GP que sabe que a ausência está se aproximando tentará planejar contorná-la.

Mantendo a perspectiva

Uma das vantagens de ter gerenciado projetos por um longo período de tempo é que vi uma série de problemas significativos. Sei quando um projeto enfrenta um problema que pode legitimamente me fazer perder o sono porque tem o potencial de ter um grande impacto sobre a capacidade de entrega. E sei que essas situações são raras, que a grande maioria dos problemas são relativamente triviais e podem ser levados a passos largos.

Para os novos GPs, posso quase garantir que os primeiros problemas que você enfrenta falharão no teste básico do “Será que isso importa?” Eles precisarão de sua atenção e envolvimento, mas não serão problemas sérios e você pode resolvê-los sem grande experiência apenas fazendo o que você acha que é certo. Se seus instintos não fossem bons, você não teria tido a oportunidade de liderar um projeto.

O ponto de partida

É compreensível que os novos GPs se preocupem com os primeiros problemas que enfrentam porque temem que isso afete sua capacidade de sucesso. Mas se é seu primeiro projeto ou seu 100º, manter um senso de perspectiva sobre a escala da questão é fundamental. Considerando qual é o impacto da questão – perguntar a si mesmo: “Será que isso importa?” – irá ajudá-lo a alcançar essa perspectiva.

Fonte: https://www.projectmanagement.com/articles/733872/the-most-important-question-new-pms-need-to-ask

Tradução: Antonio Lacerda