Os gerentes de projeto são os grandes comunicadores, não somos?
Muitos gerentes de projeto admitirão que obter respostas e decisões muitas vezes parece dolorosamente desafiador. Não obter essas respostas pode prejudicar seriamente seu projeto – ou pior ainda, pará-lo. É por isso que é tão importante aprimorar as táticas e habilidades que podem manter a comunicação fluida.
O e-mail nem sempre é (talvez nem com frequência) a melhor maneira de interagir, mas pode ser útil, especialmente em relação a perguntas e tópicos para os quais você não precisa de uma resposta imediata. Isso mostra algum respeito por aqueles com quem você está interagindo no sentido de que você não está ligando ou enviando uma mensagem direta para fazer perguntas triviais ou informações não urgentes no meio de um dia de trabalho agitado.
O e-mail também é muito útil para gerenciar o tempo de comunicação. Todos nós já tivemos aqueles pensamentos noturnos sobre se o último equipamento que você enviou para Compras foi aprovado, ou qualquer outra tarefa ou necessidade que venha à sua cabeça. Colocá-lo em um e-mail e salvá-lo na pasta de rascunhos (ou configurá-lo como entrega atrasada para a primeira coisa a fazer pela manhã) é possivelmente uma das melhores coisas que você pode fazer pelo destinatário e por você mesmo. Está fora do seu alcance, em algum lugar que você possa rastreá-lo, e a pessoa para quem você planeja enviá-lo não vai recebê-lo à 1 da manhã, eles o receberão na parte superior de sua caixa de entrada na primeira coisa a fazer pela manhã ( ou sempre que você definir para enviar).
Isso não é apenas algo que todos nós devemos nos acostumar a fazer de uma perspectiva de cultura organizacional, é apenas cortês.
A melhor tática para se comunicar com e-mail
Aqui está: Faça sua pergunta primeiro. Após sua saudação, esta deve ser a próxima coisa que o leitor verá. Esta é realmente a abordagem de comunicação por e-mail mais eficaz e pode ser especialmente útil para seus líderes e patrocinadores de nível executivo.
No início de minha carreira, um diretor executivo com quem tive o privilégio de servir, compartilhou comigo como estavam frustrados com todos os e-mails em que foram incluídos, afirmando: “Não tenho ideia do que é necessário de mim na maioria desses .”
Que afirmação forte. Todos nós sabemos que quanto mais ocupados estamos, menos olhamos para o nosso e-mail e esquecemos de ler e interpretar completamente todas as informações contidas nele. Torne mais fácil para quem quer que seja o seu leitor, fazendo a pergunta e, em seguida, dando o contexto.
Em alguns casos, eles podem responder à sua pergunta sem todas as informações complementares incluídas, tornando-o rápido, fácil e indolor para ambos. Em outros casos, eles lerão sua pergunta, perceberão que precisam saber mais e continuarão lendo.
Olá Bill,
Existe alguém em sua equipe que possa demonstrar o uso da guia de relatórios do produto?
Recentemente, tivemos uma falha inesperada com um usuário final e gostaríamos de ver a documentação associada ao evento…
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Bom dia, Débora.
Você pode sugerir uma solução para sinalização no novo departamento?
Estamos descobrindo que os batentes das portas não suportam ímãs que usamos comumente para comunicar o uso da sala…
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Olá Jorge,
Você poderia revisar o cronograma do projeto abaixo e informar se tiver alguma preocupação com a alocação de recursos para esse período?
O que a equipe gostaria de planejar é adiar o início para janeiro…
Você entendeu a ideia. É mais fácil do que se imagina. Isso pode ser feito para quase qualquer solicitação e funciona bem para a maioria dos públicos. Além disso, os tempos de resposta tendem a ser muito mais convenientes. Ao declarar o que você precisa com antecedência, está preparando o leitor para tomar uma decisão antes de ler o conteúdo ou contexto adicional. Quando você coloca o corpo do e-mail em primeiro lugar, indique todos os fatores e considerações ou opções e, em seguida, faça a pergunta, eles provavelmente não estão prestando atenção no momento em que chegam ao meio ou ao final desse e-mail.
Se você está tendo problemas para articular a pergunta ou necessidade como a primeira frase completa do seu e-mail, talvez seja hora de parar e pensar sobre qual é exatamente a necessidade. Se for tão complexo que você não consiga articulá-lo de forma concisa, talvez seja necessário entendê-lo melhor por conta própria — ou considerar se não é apropriado para uma interação por e-mail.
Fornecer Detalhes de Suporte
Mais do que provavelmente, você precisará expor sua pergunta inicial. Uma vez que o leitor está envolvido, muitas vezes é incrivelmente útil adicionar esse extra (mas ainda relativamente conciso) contexto. A outra tática útil e útil que pode ser usada no corpo do e-mail é fornecer opções e marcadores. Especialmente com o público executivo, oferecendo opções rotuladas como “1.” e “2.” pode ser útil para eles e promover uma resposta rápida para você, o remetente.
Isso é muito valioso, mesmo além do e-mail. Sejamos honestos: Existem muito poucas pessoas que são hábeis em encontrar uma solução para uma questão ou problema imediatamente. Dê um descanso ao seu líder sênior ou patrocinador executivo. Você provavelmente teve um pouco mais de tempo para pensar sobre o problema do que eles terão quando você o apresentar a eles e imediatamente pedir uma solução. Torne-o mais palatável, dando suas duas ou três principais opções para uma resolução.
Se você tiver mais de um ponto-chave para qualquer pergunta ou necessidade, um esboço é benéfico para quebrar a monotonia de uma comunicação em parágrafo. O uso de um esboço ou marcadores também ajuda você a ser mais conciso, limitando seu fraseado e número de palavras ao que esteticamente corresponde ao formato de um esboço e fornece estrutura e organização do conteúdo.
Embora delinear suas opções seja um uso ideal desse formato, ele não precisa ser para tudo isso. Outros bons usos são listar riscos, desafios ou próximos passos. Por exemplo, veja abaixo onde uma pergunta foi feita, seguida por uma lista de preocupações sobre prosseguir com o caminho inicialmente solicitado:
Oi Amber,
Como você gostaria de proceder para decidir quem deve ser responsável por X?
Em nossa reunião desta manhã, discutimos um pouco mais sobre as implicações de Y funcionários realizarem a atividade. Aqui estão as preocupações:
- Qualquer atividade documentada e reconciliação de atividade é relatada à nossa agência reguladora
- Se a atividade for documentada incorretamente, estaremos posteriormente informando incorretamente à agência A
- Este é um fluxo de trabalho totalmente novo para a equipe
- Eles podem chegar à atividade, mas não têm segurança para realizar a reconciliação
- Precisaríamos realizar um mapeamento e educação de processos consideráveis
Dados esses riscos e desafios, avançar com X é algo que queremos perseguir?
Alternativamente, poderíamos olhar para…
Principais Conclusões
Melhorar a forma como você faz e formata solicitações de entrada ou orientação pode fazer uma diferença considerável em como você é percebido como gerente de projeto, líder e comunicador. Tão importante quanto isso, pode melhorar os resultados e a resposta que você está obtendo às suas comunicações.
Simplificando, considere o que você realmente está pedindo ao destinatário, declare-o de forma concisa e direta e acompanhe com informações adicionais que podem promover uma decisão produtiva e eficaz, bem como uma resposta rápida.
Tradução: Ingrid Farias
Fonte: ProjectManagement.com – The Single Most Important Email Communication Tactic
