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Perguntamos à comunidade de gerenciamento de projetos: Como você garante que os membros da equipe tenham um domínio firme sobre o alinhamento estratégico e os principais objetivos no início do processo?

Rede PM – Como citar este artigo:

Kick-start estratégico: Perguntamos à comunidade de gerenciamento de projetos: Como você garante que os membros da equipe tenham uma compreensão firme do alinhamento estratégico e dos principais objetivos no kickoff? (2019). PM Network, 33, 20–21.

ENTRANDO NA FILA

As organizações têm espaço para melhorias com alinhamento estratégico. Veja como os profissionais de projeto avaliaram o alinhamento de sua organização:

 29% Proporção de profissionais de projeto que citaram uma visão inadequada ou objetivo para o projeto como a principal causa do fracasso. Fonte: Pulse of the Profession®, PMI, 2018.

REALIZE UM Q&A

“O Kickoff é uma das melhores oportunidades para convidar a plena participação de todos os stakeholders e colocar todos na mesma página. Começo delineando os objetivos do projeto, compartilhando uma apresentação de slides ou enviando documentos por e-mail para a equipe. Durante a reunião inicial, solicito aos participantes quaisquer perguntas ou esclarecimentos de que necessitem. Pode haver dúvidas sobre o escopo exato, suporte após ao início em operação ou recursos que apoiariam o projeto. Em algumas ocasiões, as pessoas fizeram perguntas sobre segurança cibernética, que verificamos e respondemos, por exemplo, em termos de certificações para projetos de nuvem.”

—Sagarika Basak, PMP, gerente de projeto de transformação, Alshaya Enterprises, Londres, Inglaterra

COMPARTILHAR ESTRATÉGIA

“Idealmente, o alinhamento estratégico é estabelecido antes do início. Mas para organizações que ainda podem estar amadurecendo, os projetos podem não ter esse alinhamento inicial. Para essas organizações, é bom garantir que as partes interessadas críticas – aquelas pessoas que são proprietárias e podem falar com a estratégia, os objetivos do projeto e os resultados esperados – participem da reunião inicial e tenham um lugar de destaque na agenda inicial. Inclua tempo adequado para perguntas e respostas. Gosto da abordagem de perguntas e respostas de Warren Buffett em suas reuniões anuais: responda às perguntas até que não haja mais perguntas. É essencial que todos tenham uma compreensão clara do alinhamento do projeto com a estratégia e, às vezes, é o pontapé inicial do projeto quando isso acontece.”

—Jan Schiller, PMP, Sócio e Diretor de Projetos, Berkshire Consulting LLC, Milwaukee, Wisconsin, EUA

APOSTAR

“Eu uso a reunião inicial como minha melhor oportunidade para alinhar as partes interessadas e a equipe aos objetivos do projeto. Dependendo do tamanho e da complexidade, posso realizar dois kickoffs – um com o grupo de interessados, como gerentes funcionais, chefes de departamento e outros, e outro com a equipe do projeto que está fazendo o trabalho. O objetivo é falar sobre como o projeto se alinha aos objetivos organizacionais e como a função de cada pessoa contribui para o sucesso. Se possível, pergunto se um patrocinador ou executivo também pode dizer algumas palavras. Após o pontapé inicial, mantenho o objetivo final em destaque nas comunicações e nas reuniões de equipe.”

—Jason Orloske, PMP, vice-presidente de operações, ImmunoPrecise Antibodies Ltd., Fargo, Dakota do Norte, EUA

MOSTRE A CONEXÃO

“É uma boa prática ter um slide na apresentação inicial que mostra a relação das metas organizacionais ou divisionais com o projeto no qual as pessoas estão sendo solicitadas a trabalhar. Costumo pedir ao patrocinador executivo ou ao líder experiente disponível para vir nos minutos iniciais e falar sobre esse slide. Informa ou reforça a importância do projeto para a equipe e os ajuda a compreender o valor de suas contribuições para a organização. Também garante que o patrocinador ou líder se torne a cara do projeto, o que é importante para a comunicação e a prestação de contas. Às vezes, mantenho esse slide em algumas reuniões de equipe, tanto como um lembrete quanto como uma forma de atualizar os novos membros da equipe.”

—Kevin Morgan, gerente de programa sênior, Universidade da Califórnia em São Francisco, São Francisco, Califórnia, EUA

COMEÇAR COM A CABEÇA

“Para mim, obter um controle firme sobre a missão, o objetivo e o escopo – ou MOE – do projeto acontece bem antes de qualquer início. Para ter certeza de que entendi perfeitamente os requisitos e o escopo, faço algumas perguntas, como: Por que este projeto é importante? Como isso vai ajudar a organização? O que se espera do projeto? Durante o pontapé inicial, os gerentes de projeto devem aproveitar a oportunidade para apresentar e definir expectativas comuns a toda a equipe do projeto, incluindo o alinhamento do projeto e seus objetivos. Fazer com que todas as partes interessadas assinem o MOE durante o pontapé inicial é o primeiro ingrediente para o sucesso do projeto.”

—Rajesh Rajpal, PMP, gerente de projeto, chefe do escritório de gerenciamento de projeto, inovação e tecnologias, Jet Airways India Ltd., Mumbai, Índia

 ESCAVE MAIS PROFUNDO

“Antes do início, tento determinar o ‘porquê’ do projeto. Por que o cliente precisa disso? Porque agora? Por que para este grupo? Uma vez que conheçamos o contexto, toda a equipa pode utilizá-lo para garantir, numa fase inicial, que estamos a satisfazer as necessidades do cliente, o que sem dúvida está ligado à estratégia e visão global da empresa. Este contexto não apenas permite que a equipe do projeto planeje adequadamente, mas, na minha função, também permite que a equipe mais ampla, incluindo os consultores, construa o produto. Tendo o contexto em mente, podemos mitigar o risco já tendo uma visão do objetivo de longo prazo. Mas também podemos usá-lo como um bloco inicial de como construiremos nosso plano e alocaremos recursos, criando uma visão interna do usuário final.”

—Ashley Atkins, especialista sênior de projetos, DDI, Londres, Inglaterra

 Quais etapas você executa para manter os membros da equipe motivados para fazer seu melhor trabalho?

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Tradução: Gustavo Andrade

Fonte: https://www.pmi.org/learning/library/team-members-strategic-alignment-kickoff-11711