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Recentemente, ponderei sobre como as planilhas são predominantes nos PMOs. Minha reação imediata a isso é negativa — você não deveria gerenciar unidades de negócios em uma planilha. Mas eu percebo que esse posicionamento pode ser um pouco duro, então vamos gastar um pouco mais de tempo explorando a ideia.

Minha relação de amor (e geralmente) ódio com planilhas

Admito livremente um viés negativo quando se trata de planilhas para qualquer coisa relacionada ao PMO (na verdade, para praticamente qualquer função corporativa). Também admito livremente que as usei em vários pontos, às vezes com resultados muito bem-sucedidos. Não há dúvida de que são ferramentas poderosas quando usadas da maneira correta, e há vantagens no fato de que praticamente todos estão pelo menos um pouco familiarizados com o uso e que estão disponíveis nos computadores da maioria dos funcionários.

No entanto, “um pouco familiar” é perigoso. Não é muito difícil criar planilhas que possam realizar análise de dados, produzir relatórios, enviar potencialmente um alerta se os dados excederem as tolerâncias predefinidas etc. Mas manter essas planilhas é uma questão diferente — assim como integrar os dados que elas contêm com o restante do conjunto de ferramentas da organização.

Ouço argumentos de que as planilhas são melhores do que nada e que nem toda organização pode investir em soluções PPM complexas — especialmente quando essas soluções geralmente têm uma curva de aprendizado acentuada para os usuários antes de começarem a entregar um valor real. Entendo completamente esse ponto de vista, mas as planilhas só são melhores do que nada se forem precisas e confiáveis — e muitas vezes esse não é o caso após apenas algumas semanas de uso (se usadas).

Quando são usadas (como um líder de PMO me disse, “Tivemos que usar algo para produzir relatórios e era isso ou PowerPoint”), são perigosas ao extremo porque dão às partes interessadas uma falsa sensação de segurança . Elas resultam na falta de informações questionáveis até que seja tarde demais e, em última análise, contribuem para o fracasso de projetos, programas e portfólios potencialmente inteiros.

Planilhas são como baratas

Ok, talvez este título seja um pouco forte, mas, na verdade, você não pode matá-las. Uma vez criadas, os usuários se agarrarão a elas para sempre não importa quantos ajustes tenham que fazer para obter as informações corretas. Elas se expandem rapidamente em toda a organização. Se um PMO começar a usar planilhas para consolidar relatórios, os PMs começarão a usá-las para alimentar esses relatórios. Inicialmente, isso é provavelmente um recortar e colar da ferramenta “adequada” que eles deveriam estar usando, mas em pouco tempo a planilha se tornará o sistema de registro de fato.

A combinação de acesso quase universal a elas a partir do desktop, o nível fundamental de compreensão que a maioria das pessoas tem e a relativa facilidade com que podem ser aproveitadas, oferece uma combinação potente que muitos PMOs acham difícil resistir. E vamos encarar, elas não têm exatamente bons modelos. Muitos PMOs são os destinatários de estratégias anuais, portfólios aprovados, metas e objetivos anuais (para a organização e o próprio PMO), planos de recursos, orçamentos e inúmeras outras informações – tudo em forma de planilha.

Se é bom o suficiente para executivos e liderança, certamente é bom o suficiente para o PMO… certo?

As planilhas são boas o suficiente?

Se você leu até aqui, será perdoado por pensar que este artigo será nada além de anti-planilha, mas não é. Eu acredito que as planilhas podem servir a um propósito útil dentro de um PMO, mas é limitado a apenas alguns casos de uso. Vamos explorá-los.

Em primeiro lugar, acredito que os indivíduos que atuam em um PMO podem fazer uso de planilhas como ferramentas de produtividade pessoal. Isso pode significar manter listas de verificação em uma planilha e atualizar cada item como resultado de uma revisão de um projeto, processo ou similar. Pode ser como uma forma de alocar e gerenciar seu próprio tempo, ou até mesmo monitorar o resultado de diferentes elementos de seu trabalho. A chave é que é para uso próprio – eles não estão tentando usar uma planilha como uma solução corporativa ou como uma fonte de informação que será amplamente compartilhada e orientará as decisões organizacionais.

O segundo caso de uso que vejo como apropriado para planilhas é uma forma de demonstrar o que pode ser possível. Esta é uma área em que acredito que os PMOs são frequentemente solicitados a provar a si mesmos. Como as organizações geralmente não apreciam totalmente os benefícios que um PMO pode trazer, a disposição de investir em plataformas de ferramentas apropriadas pode ser, digamos, menos do que ideal. Não tenho nenhum problema com um PMO usando planilhas para simular o que pode ser possível e demonstrar os benefícios de poder consolidar informações, identificar e apresentar tendências, sinalizar anomalias, etc.

Eu tenho um problema quando as partes interessadas no PMO gostam do conceito, mas não querem investir na solução PPM, envolvem o PMO com a plataforma de BI corporativa ou algo semelhante. Já ouvi muitas histórias horríveis de PMOs que tentaram vender sua liderança na ferramenta certa… apenas para saber que não há dinheiro para isso no momento, mas o PMO deve continuar produzindo os relatórios usando planilhas!

Esse não é um modelo sustentável e não é do melhor interesse da organização.

Familiaridade gera aceitação

Se eu for completamente honesto, eu estava em dúvida sobre escrever este artigo porque parecia que poderia ser um tópico bastante trivial. Mas então me lembrei de algo que um cliente me disse há alguns anos atrás, quando ele estava frustrado com o número de elementos baseados em planilhas que estava tentando fazer malabarismos. Ele disse que “a familiaridade gera aceitação”. Com isso, ele quis dizer que, em sua organização, as planilhas eram usadas há tanto tempo para tudo, desde o planejamento estratégico até o gerenciamento de projetos, que eram apenas aceitas como parte normal de como o trabalho era feito. Ninguém pensou em questioná-las ou sugerir que elas eram inadequadas para o que a organização estava tentando alcançar.

No final das contas, embora eu possa gostar de escrever sobre tendências emergentes e tópicos importantes, muitos PMOs estão apenas lutando para passar pelo próximo período de relatório sem perder a cabeça. Eles estão apenas tentando apoiar gerentes de projeto e líderes de negócios em um ambiente falho. Às vezes, essas falhas precisam ser apontadas e as pessoas precisam ser encorajadas a fazer algo a respeito.

Se sua organização aceitou planilhas apenas porque elas foram usadas por tanto tempo, as limitações e a manipulação manual demorada são vistas apenas como parte do trabalho, então alguém precisa acabar com isso. Essa não é a maneira de administrar um PMO que está agregando valor ao negócio e otimizando a qualidade da entrega do projeto.

Há vantagem em parar

Mesmo se você estiver em uma situação em que não há solução alternativa para planilhas, elas ainda não devem ser usadas para relatórios e tomadas de decisões críticas para os negócios. Se não houver uma plataforma de gerenciamento de portfólio de projetos corporativos, nenhuma plataforma de BI integrada para a empresa e nenhuma solução única para consolidar informações do trabalho tradicional, ágil e híbrido, não use nada. Pare de tentar produzir as informações por meio de planilhas.

O simples fato é que, ao interromper o uso de planilhas você está melhorando as coisas para a organização. Haverá erros em suas planilhas. Eles vão piorar com o tempo e com mais dados adicionados. E, mais cedo ou mais tarde, eles levarão um líder de negócios a tomar uma decisão ruim que prejudica a capacidade de agregar valor. Parar a produção dessa informação defeituosa é uma melhoria, mesmo que não haja substituição.

Conclusões

Não estou escrevendo nada que você já não saiba aqui. As planilhas não são soluções de gerenciamento de projetos corporativos, relatórios ou gerenciamento de PMO. No entanto, eles são comumente usadas exatamente para esse propósito, consumindo tempo e esforço da equipe do PMO e causando frustração nas mesmas pessoas que lutam contra a ferramenta para tentar produzir informações significativas.

Mas essa informação nunca será confiável, não importa quanta energia seja necessária para tentar criar a ferramenta “perfeita” baseada em planilhas. Se você confia em planilhas para executar elementos do seu PMO, comece a procurar soluções mais apropriadas. E se não houver vontade ou capacidade de se comprometer com essas soluções, pelo menos pare de usar o falho modelo de planilha.

Fonte: https://www.projectmanagement.com/articles/770343/the-difficult-relationship-between-pmos-and-spreadsheets

Tradução: Thamires Oliveira

Graduada em Design Gráfico com pós graduação em Comunicação e Marketing Digital. Trabalho na área de Customer Success como Support Analyst na Rock Content e leciono inglês na Inglês Easy. Atualmente, faço bacharelado em Ciências Políticas e MBA em Gestão de Projetos pela Universidade de São Paulo. Atuo como tradutora voluntária do Project Management Institute no Capítulo de Brasília. E estou engajada em projetos do âmbito político-social com a Politize!.