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A pandemia desencadeia a inovação na entrega do projeto

Um dos desafios enfrentados por hospitais em todo país tem sido a urgente necessidade de espaço devido a pandemia do COVID-19 e o aumento das consultas psiquiátricas de emergência. Nesse contexto, é especialmente importante entregar projetos o mais rápido possível, mantendo as medidas de distanciamento social durante o design e a construção. De acordo com uma pesquisa da Health Facilities Management, quase um terço dos projetos hospitalares recentes foram acelerados. Essa necessidade crítica de uma entrega mais rápida estimulou novas abordagens virtuais e logísticas para gerenciamento de projetos. Um exemplo: um projeto do Serviço de Psiquiatria Aguda de 7.050 pés no Massachusetts General Hospital.

A equipe de projeto, liderada por NBBJ (design) e Walsh Brothers (empreiteiro geral), trabalhou com um cronograma comprimido que permitiu ao Mass. General terminar o projeto 30% mais rápido do que o planejado inicialmente, enquanto acomodava as mudanças solicitadas pelo hospital durante a construção. A partir dessa experiência, destilamos três estratégias principais, descritas abaixo, que podem entregar projetos com mais rapidez e eficiência:

• Simplificar o processo de solicitação de informações e engajamento do usuário

• Desenvolver Modelos de Informação em colaboração com engenheiros e consultores no início do processo de design
• Usando plataforma como Open Space para rapidamente acompanhar o progresso do local virtualmente

Simplifique o processo de solicitação de informações e engajamento do usuário

Precisando criar rapidamente um novo espaço psiquiátrico para tirar os pacientes de um departamento de emergência lotado, o Mass General desenvolveu um cronograma de projeto comprimido. A acomodação desse cronograma exigiu que a NBBJ desenvolvesse um novo processo para responder a perguntas relacionadas à construção e revisar os envios. Normalmente, isso leva de uma a duas semanas e envolve vários engenheiros enviando documentos para identificar e resolver problemas técnicos e de design.

Para cumprir o cronograma comprimido, a NBBJ se comprometeu com um tempo de resposta RFI de um dia, e introduziu chamadas de Zoom com os membros relevantes da equipe de projetos — de engenheiros e fornecedores de equipamentos a empreiteiros de segurança e consultores de portas — para coordenar rapidamente os comentários ao vivo.

Uma abordagem similar ao Zoom foi usada para simplificar o processo de envolvimento do usuário. O departamento de emergência do Mass. General queria participar das reuniões de construção para verificar o processo e transmitir solicitações de mudança no design de última hora. Essa reunião virtual permitiu que a equipe do projeto e o cliente se comunicassem rapidamente, mantendo as medidas de distanciamento social e permitindo a participação de várias partes interessadas, mesmo no auge do período pandêmico.

Desenvolva Modelos Colaborativos BIM no início

Com o cronograma comprimido, era importante garantir a coordenação antecipada entre a equipe de design e a de construção. Reconhecendo a necessidade de licitações mais precisas para economizar tempo e dinheiro, a equipe investiu no desenvolvimento BIM mais precoce e completo, coordenando com os engenheiros do modelo BIM antes que eles normalmente se envolvessem no processo de design. Como resultado dessa abordagem, o projeto recebeu propostas muito mais precisas e minimizou o número de mudanças necessárias durante a construção, permitindo um cronograma mais rápido.

O desenvolvimento inicial do BIM foi particularmente importante, pois uma parte do projeto está em um edifício construído no início de 1800, com um teto muito baixo. A NBBJ colaborou de perto com um engenheiro mecânico, bem como com a equipe de construção, para encontrar o roteamento certo para um novo sistema mecânico no espaço do teto compactado.

No mesmo espírito de colaboração, a equipe de design trabalhou de forma mais flexível com o empreiteiro geral na seleção de materiais de construção, reconhecendo a necessidade de substituições em alguns itens devido ao impacto no cronograma. Com a escassez generalizada de materiais, especialmente para itens com microchips ou itens vindos do exterior, era fundamental encomendar materiais com antecedência e ser flexível com substituições para manter o cronograma apertado do projeto.

Use Plataformas Virtuais para acompanhar o progresso do local

Dado o ritmo do cronograma do projeto, era extremamente importante manter um alto nível de coordenação entre todos os membros da equipe para identificar conflitos e acompanhar o progresso no local. A equipe usou o Navisworks, uma ferramenta de design colaborativo para coordenar com engenheiros e sub consultores mecânicos, e identificar qualquer conflito entre existentes e novos sistemas mecânicos semanas antes de serem normalmente descobertos. A equipe também realizou reuniões semanais para analisar os confrontos e encontrar soluções alternativas.

Esse processo foi bastante aprimorado por plataformas virtuais como o Open Space, que mapeia a fotografia ao vivo do canteiro de obras aos planos. Usando o Open Space, os membros da equipe de construção puderam percorrer o canteiro de obras com uma câmera que tira fotos em intervalos regulares, criando um modelo 3D virtual ponto a ponto do projeto. Isso permitiu que a equipe identificasse, colaborasse e resolvesse problemas rapidamente e criasse um modelo de referência visual facilmente acessível online. Também reduziu as visitas ao local, o que economizou tempo e reduziu o risco de infecção.

Open Space foi particularmente útil para este projeto, pois a equipe teve que trabalhar de forma altamente coordenada para aderir ao cronograma do projeto. Em um projeto de construção típico, os ofícios funcionam sequencialmente, passando de trabalhos como dutos MEP e elétricos para acabamentos e pisos. Mas para manter a programação do Mass. General, as áreas trabalhavam de forma mais concomitante, adaptando medidas como instalação e proteção de pisos para que outras áreas pudessem continuar funcionando. Isso exigia que a equipe de design avançasse nos envios e solicitasse materiais com antecedência. O uso do Open Space reduziu o número de pessoas que trabalham e visitam o local, isso permitiu uma coordenação mais rápida.

Embora essas estratégias de gerenciamento de projetos possam não ser aplicáveis a todos os projetos, elas podem ajudar a simplificar o processo de design e construção, principalmente quando o cronograma é uma preocupação primordial. Dadas as restrições contínuas à colaboração e colocação pessoal devido à pandemia, e a necessidade crítica de mais espaço clínico, a adoção de ferramentas e estratégias virtuais como essas provavelmente ganhará força à medida que os clientes procuram concluir projetos com mais rapidez, segurança e eficiência .

Fonte: https://www.projectmanagement.com/articles/739649/the-pandemic-sparks-project-delivery-innovation

Tradução: Thamires Oliveira 

Trabalho com atendimento e suporte há alguns anos e tem sido uma área que tem me ajudado a desenvolver diversas habilidades como planejamento, inteligência emocional, empatia e comunicação. Com experiência em ambientes de startups, utilizando métricas e metodologias ágeis como base do processo de crescimento profissional e gestão de projetos.