Somos todos novatos quando começamos como gerentes de projetos. Tudo bem. O segredo é aprender com seus erros.
Como jovem gerente de projeto no México, eu costumava ter dificuldades com o planejamento de recursos. Como muitos outros gerentes de projeto neófitos, eu queria ter certeza de que todas as tarefas na minha estrutura analítica de projeto teriam os recursos necessários a elas atribuídos nominalmente.
O desafio era que os recursos não eram meus subordinados diretos. Eu não tinha controle sobre seus cronogramas.
Minha primeira abordagem para resolver este problema foi reunir-me com os gerentes de recursos apropriados para rever todas as tarefas da estrutura analítica e os recursos disponíveis, nomeá-los e reservar os necessários para meu projeto.
Parece bastante direto, certo? Eu obteria os recursos necessários para o meu projeto, enquanto ajudava os gerentes a manter seus recursos ocupados. Então descobri que não havia considerado todos os outros projetos competindo pelos mesmos recursos. Sem mencionar todas as interdependências de projeto.
Continuei tentando arduamente construir um plano de projeto perfeito (cheio de nomes relacionados a tarefas específicas) sem sucesso até que fui designado para um projeto de alta visibilidade que era parte de uma iniciativa estratégica. A iniciativa era liderada por um experiente gerente de projetos da sede da organização nos Estados Unidos.
Eu não queria que minhas dificuldades com o planejamento de recursos me permitissem falhar em um cenário de tão alta visibilidade. Assim, durante minha primeira reunião com o gerente de projetos americano, eu o informei sobre minha dificuldade e pedi conselhos.
Ele ficou satisfeito por eu ter trazido meu problema ao seu conhecimento, lembrando que no início de sua carreira ele enfrentou o mesmo desafio. Sua solução: a “abordagem do exército chinês” para o planejamento de recursos.
Como o planejamento de recursos pode representar um obstáculo tão grande para muitos gerentes de projetos, a abordagem do exército chinês assume uma abundância de recursos.
Nossa conversa foi assim:
O gerente de projetos americano: Quantos soldados o exército chinês tem?
Eu: Milhões.
Gerente de projetos americano: Certo. O exército chinês tem recursos ilimitados disponíveis para o comandante-chefe. Aplicando esta abordagem, suponha que você tenha recursos ilimitados com as habilidades certas que podem ser atribuídas às diferentes tarefas em seu projeto. A fase de planejamento de recursos é muito cedo para se preocupar com nomes.
Desde então, tenho seguido a abordagem do exército chinês, identificando os recursos necessários para os estágios iniciais do projeto – e sua disponibilidade – durante o processo de aprovação do projeto.
Em várias ocasiões, descobri que os papéis não podiam ser preenchidos com recursos internos devido à falta das habilidades necessárias ou porque os recursos com as habilidades certas eram muito requisitados. Então, eu tinha que buscar recursos externos.
Enquanto trabalhava com gerentes de recursos e fontes externas, descobri a necessidade de adquirir e dominar habilidades de comunicação e negociação. Isso me ajudou a obter os melhores recursos, ao mesmo tempo em que às vezes também permitia que outros projetos tivessem o recurso que eu estava buscando. O que realmente importava era que meus projetos fossem capazes de produzir os resultados esperados atrelados aos objetivos empresariais organizacionais.
Qual é a coisa mais importante sobre o gerenciamento de projetos que você sabe agora que não sabia quando começou sua carreira?
