07 de abril de 2021

Esta é uma série ocasional sobre gerenciamento de riscos em projetos e, da última vez, vimos quais opções estão disponíveis para você como parte de sua estratégia de resposta a riscos. Hoje, estamos analisando como você realmente implementa respostas aos riscos.

Há todo um processo de resposta a riscos no Guia PMBOK® que o ajuda a descobrir como abordar essa parte do gerenciamento do seu projeto.

O processo de implementar respostas aos riscos é onde você pega seus planos de resposta e realmente faz o trabalho para fazê-los acontecer. A execução de planos de resposta a riscos é importante porque você nem sempre pode confiar em falar sobre um problema potencial como o suficiente para corrigi-lo.

Não há um único momento para fazer isso – você identificará riscos durante todo o seu projeto, de modo que, quando surgir um novo, você preparará o plano de resposta aos riscos e, em seguida, irá implementá-lo. Reserve um tempo durante o projeto para garantir que você pense em como fazer a parte da implementação da estratégia de resposta a riscos – incorpore-a em suas reuniões regulares de risco.

Entradas

As entradas para este processo são:

• O plano de gerenciamento do projeto e, em particular, a seção do plano de gerenciamento de risco;
• Documentos do projeto, incluindo o registro de lições aprendidas, o registro de risco (porque é aqui que você terá escrito o que deveria estar fazendo) e relatórios de risco, se os tiver;
• Ativos de processos organizacionais.

O plano de gerenciamento de risco incluirá os nomes das pessoas responsáveis por este processo e isso é útil para atribuir a responsabilidade das ações de gerenciamento. Você também pode ter informações relacionadas ao nível de risco aceitável – isso é o que você está tentando alcançar realizando suas atividades de gerenciamento de risco. Nem sempre é necessário remover o risco completamente; às vezes, apenas reduzi-lo a um nível aceitável para o projeto ou a empresa é o suficiente.

Os OPAs são coisas como o repositório corporativo de lições aprendidas, que pode dar a você insights sobre como outras abordagens de gerenciamento de risco foram implementadas e quais foram as técnicas eficazes para fazê-lo.

Ferramentas e técnicas

As ferramentas e técnicas vão depender muito do tipo de implementação que você está fazendo. Como implementar a estratégia de “aceitação” é obviamente muito diferente de uma abordagem em que você vai fazer de tudo para mitigá-la com um grande plano de ação.

No entanto, existem alguns tópicos comuns para os tipos de ferramentas e técnicas que você pode adotar aqui, incluindo:

• Opinião especializada (com base na experiência dos líderes de sua equipe e em seu próprio conhecimento sobre a melhor forma de implementar os planos);
• Habilidades interpessoais e de equipe, especialmente de influência – isso cairá principalmente em você para garantir que o trabalho seja feito;
• Sistema de informação de gerenciamento de projetos (documente e registre o que você está fazendo).

Basicamente, use seu conhecimento de gerenciamento de projetos para garantir que as ações planejadas para a resposta ao risco realmente aconteçam.

Saídas

As saídas deste processo são:

• Solicitações de mudança (porque seus planos podem envolver a adição ou remoção de tarefas ao cronograma do projeto, por exemplo);
• Atualizações de documentos do projeto, especialmente para o registro de problemas, registro de lições aprendidas, atribuições da equipe (como as atribuições de trabalho das pessoas precisam ser atualizadas para refletir suas novas tarefas), o registro de risco e relatórios de risco.

E, é claro, o trabalho de fazer as respostas aos riscos – integrado às suas listas de tarefas pendentes e logs de ação, e às discussões com os membros da equipe.

À medida que você ganha mais experiência com gerenciamento de projetos, não vai perder muito tempo pensando em “fazer” esse processo. Isso simplesmente acontece naturalmente como parte das coisas que você está fazendo no projeto. Torna-se parte integrante de como você gerencia o risco e está tão alinhado com as outras partes do gerenciamento de risco que tudo flui junto. Não tenho reuniões onde me sento e digo: “Hoje vamos fazer o processo de implementação de respostas aos riscos.” Isso não é apenas uma parte exigida de como fazemos o gerenciamento de riscos acontecer… mas o processo acontece. É simplesmente uma parte natural de como trabalhamos juntos como uma equipe.

O processo existe para lembrá-lo de se certificar de que as respostas aos riscos não são algo sobre o qual você simplesmente fala. Você deseja evitar esse problema de anotar os riscos e ter um agradável registro de risco, mas todos os riscos permanecem lá e nada acontece para realmente ter uma ação sobre eles.

Da próxima vez, verificarei como monitorar os riscos para garantir que seus planos de ação estejam sendo executados conforme o esperado e tenham o impacto certo em seu projeto.

Um blog que examina todos os aspectos das finanças de projetos e programas, desde orçamentos, estimativas e contabilidade até obtenção de aumento salarial e gerenciamento de contratos. Escrito por Elizabeth Harrin de GirlsGuideToPM.com.

 Tradução: Ricardo Coutinho

Fonte: https://www.projectmanagement.com/blog-post/68438/How-to-Implement-Risk-Responses