Introdução
A pesquisa mostra que aproximadamente um quarto dos funcionários americanos que trabalham para empresas de médio ou grande porte trabalham em casa pelo menos parte do tempo, enquanto outro quarto é móvel ou trabalha em locais de clientes. Na verdade, o trabalho à distância afeta mais de 80% dos trabalhadores em empresas com 500 ou mais funcionários e está rapidamente se tornando uma experiência universal para os trabalhadores hoje (WFD Consulting, 2001-2002).
Mas nem todos os projetos com funcionários externos são tão eficazes quanto poderiam ser. As barreiras para acordos externos eficazes incluem a falta de métodos para entrar em contato, a incapacidade de se manter informado sobre as mudanças e reuniões ineficazes. Uma série de novas tecnologias que alavancam a Internet, incluindo presença online, consciência da mudança, mensagens instantâneas, discussões, trabalho online/offline, sincronização em tempo real e recursos visuais para alertar os membros da equipe sobre novos conteúdos, estão agora disponíveis para abordar ou pelo menos mitigar estes problemas.
Atualmente, no entanto, apenas um número modesto de empresas está fornecendo as ferramentas de tecnologia adequadas e suporte para equipes distribuídas. Frequentemente, esse suporte é ad hoc, e não parte de uma estratégia corporativa. Este documento analisa os problemas e as ferramentas essenciais disponíveis para resolvê-los em um esforço para auxiliar os gerentes na elaboração de uma estratégia de software para apoiar equipes distribuídas de forma eficaz em sua organização. Atenção especial é dada ao Microsoft Office Project Server 2003 e ao Groove Virtual Office Project Edition.
Barreiras para Projetos Distribuídos Eficazes
Além dos mesmos problemas enfrentados pelas equipes de projeto co-localizadas, as equipes distribuídas têm um conjunto único de desafios. A maioria deles está relacionada à falta de comunicações eficazes de gerenciamento de projetos, resultando no que é referido como “déficits de consciência” na literatura acadêmica. A pesquisa e a experiência mostraram que existem quatro fatores principais que contribuem para esses déficits de conhecimento.
1. Separação física, seja em edifícios diferentes na mesma cidade ou em países diferentes leva à falta de colaboração. A pesquisa mostrou (Allen, 1977) que as pessoas não colaboram com muita frequência se estiverem a mais de 50 pés (aproximadamente 15 metros) de distância. A tendência natural dos participantes distantes de não colaborarem uns com os outros leva ao desligamento do projeto e de seus objetivos.
2. Trabalhando em organizações separadas – Existem muitas situações em que as ideias e o conhecimento de várias organizações devem ser reunidos para resolver um problema específico. Isso é verdade em serviços profissionais, governo, indústrias farmacêuticas e de biotecnologia e em alguns setores de manufatura, como defesa. As idéias e conhecimentos necessários são protegidos do acesso público por firewalls, tornando difícil para os participantes do projeto compartilharem informações eletronicamente com facilidade.
Nessas circunstâncias, os participantes costumam enviar documentos por e-mail. Além da falta de segurança inerente à maioria das trocas de e-mail, essa técnica torna-se onerosa quando há muitos participantes ou documentos em constante mudança.
Um dos déficits de consciência que se torna crítico em equipes interorganizacionais é a consciência de mudança. Não é fácil tornar todos instantaneamente cientes de uma mudança nos objetivos do projeto, cronograma ou especificação de trabalho. Quanto maior o número de membros da equipe envolvidos e quanto mais distantes eles estão dos tomadores de decisão, mais provável é que a troca de informações se torne uma fonte de perda de produtividade.
3. Diferenças de fuso horário – Os participantes em diferentes fusos horários têm dificuldade em estabelecer reuniões em tempo real, como chamadas em conferência. Existe o problema inerente de o dia de trabalho de uma pessoa terminar antes do início do dia do colega, agravado pela falta de consciência de quando alguém está disponível para falar em tempo real. Muitas vezes, um colega distante está trabalhando no escritório ou em casa, mas os outros colegas não sabem de sua disponibilidade.
4. Idioma e cultura – Mal-entendidos podem levar a erros caros ou demorados. Em muitos casos em que os participantes do projeto falam diferentes línguas nativas, eles podem não conversar bem em tempo real. Essas pessoas geralmente não falam em teleconferências, perdendo a oportunidade de trazer à tona questões ou apresentar soluções para problemas conhecidos.
As reclamações mais comuns de equipes com as características acima, com base em estudos realizados na Universidade de Michigan (Jang et al, 2000) e uma pesquisa realizada pela Harris Interactive (WFD Consulting, 2001), são as seguintes:
- a. Falta de consciência do que os membros da equipe remota estão fazendo diariamente
- b. Falta de consciência sobre a disponibilidade de cada um
- c. Nenhum conhecimento dos principais requisitos e prazos das tarefas dos colegas
- d. Falta de conhecimento sobre como os membros da equipe se sentiram sobre uma ideia ou sugestão
- e. Entrando em contato
- f. Reuniões ineficazes
- g. Falta de consciência em relação às mudanças
Na prática, o próprio status do projeto permanece indefinido para participantes remotos do projeto. Na maioria das vezes, os membros da equipe relatam seu status verbalmente ou por e-mail a um gerente de projeto, que atualiza um plano de projeto usando um software de desktop específico para esse propósito. O plano do projeto é atualizado no dia em que é atualizado, normalmente uma vez por semana. Frequentemente, os membros remotos da equipe não têm visibilidade do plano geral do projeto, a menos que seja distribuído por e-mail ou disponibilizado em um servidor da Web por meio da publicação em HTML.
Tecnologia para a Equipe Distribuída
Com base em pesquisas com usuários (Groove Networks, 2004), o suporte à execução de projetos é um dos principais motivadores da adoção da tecnologia de colaboração (os outros dois são o suporte a funções específicas de processo ou de conteúdo). Isso é um caso forte para o requisito de software de projeto ser integrado à tecnologia colaborativa, ou vice-versa. Essa necessidade é evidente nas ofertas de software comercial, em que a funcionalidade de gerenciamento de projeto é adicionada às ferramentas colaborativas, como é o caso do Groove Virtual Office Project Edition, ou onde a funcionalidade colaborativa é adicionada ao software de gerenciamento de projeto, como é o caso do Microsoft Office Project Server 2003, em que o compartilhamento de documentos e outras funções colaborativas são adicionadas por meio da integração do SharePoint.
A maioria das reclamações comuns mencionadas na seção anterior foram tratadas, pelo menos parcialmente, pela tecnologia. No entanto, na maioria das organizações, eles foram adotados gradativamente ou o mesmo problema está sendo resolvido de maneiras diferentes em diferentes partes da organização. Para muitas organizações, permanece o problema de ter todas as tecnologias disponíveis em um único, ou pelo menos alguns, produtos diferentes que a organização de TI seja capaz de oferecer suporte (Coleman, 2004).
O quadro a seguir enumera algumas das tecnologias atualmente disponíveis para lidar com os problemas comuns listados na seção anterior:
Problemas
Tecnologia
Falta de consciência do que os membros da equipe remota estão fazendo diariamente
1. Cronograma de projeto compartilhado e visível
2. Calendário da equipe compartilhado e visível
3. Compartilhamento de arquivos
Falta de consciência sobre a disponibilidade de cada um
1. Presença
2. Calendário da equipe compartilhado e visível
Nenhum conhecimento dos principais requisitos e prazos das tarefas dos colegas
1. Cronograma de projeto compartilhado e visível
Falta de conhecimento sobre como os membros da equipe se sentiram sobre uma ideia ou sugestão
1. Ferramenta de discussão
Entrando em contato
1. Presença
2. Mensagens instantâneas
3. Comunicações de voz
Reuniões ineficazes
1. Ferramenta de reuniões
2. Compartilhamento de aplicativos
3. Comunicações de voz
Falta de consciência em relação às mudanças
1. Mude a consciência em todos os objetos compartilhados (documentos, tarefas do projeto)
Tabela 1
O que fica evidente na coluna mais à direita da tabela é que uma combinação de tecnologias aliviaria, ou pelo menos mitigaria, a maior parte da insatisfação relacionada às equipes distribuídas:
- Um cronograma de projeto compartilhado e visível
- Comunicações síncronas:
- presença
- mensagens instantâneas (texto e voz)
- outras comunicações de voz
- Comunicações assíncronas e ferramentas de colaboração em equipe:
- compartilhamento de arquivos
- mudar a consciência
- ferramenta de discussão
- ferramenta de reuniões
- compartilhamento de aplicativo
- calendário da equipe
A seguir está uma breve descrição dessas tecnologias. Capturas de tela de amostra foram fornecidas para maior clareza – todos os exemplos são do Groove Virtual Office (GVO) Project Edition e do Microsoft (MS) Office Project Server 2003.
1. Um cronograma de projeto compartilhado e visível: Uma única visão comum do status do projeto é essencial para manter uma equipe distribuída engajada. Além de visualizar suas próprias atribuições de tarefas, quando os membros da equipe veem suas tarefas no contexto de toda a programação, eles são capazes de avaliar o impacto de seu progresso e data de término nas tarefas sucessoras e, portanto, no restante da equipe. Isso atua como um forte fator de motivação. A Figura 1 ilustra o cronograma do projeto visto por todos os membros da equipe com o Groove Virtual Office.
Para o MS Office Project Server 2003, os planos de projeto são criados com o MS Office Project Professional 2003. Depois de publicados pelo gerente de projeto, os membros da equipe veem suas próprias atribuições de tarefas ou todo o projeto no navegador, dependendo das permissões definidas pelo gerente de projeto. A Figura 2 ilustra uma lista de projetos conforme visto por um membro da equipe no cliente baseado em navegador da web chamado Project Web Access.
2. Comunicações síncronas: As comunicações síncronas são aquelas que acontecem em tempo real.
Presença – Os serviços de presença permitem que os usuários façam logon na Internet de qualquer local e tenham seu status online/offline disponível para seus contatos e membros do espaço compartilhado. A presença aumenta a produtividade, permitindo que os membros da equipe saibam quando iniciar uma conversa para chamar a atenção de alguém para um problema ou tentar resolvê-lo na hora. Essa tecnologia também é útil para estender as horas de sobreposição para equipes que trabalham em diferentes fusos horários, uma vez que muitas pessoas costumam estar online fora do horário comercial normal. Quando a presença de colegas de trabalho for conhecida, os participantes do projeto tentarão resolver um problema usando mensagens instantâneas ou serviços de bate-papo, mas não fariam isso se uma chamada de longa distância fosse necessária.
A percepção da presença é ilustrada na Tabela 1. A disponibilidade dos participantes do projeto é mostrada no banner mais à direita da interface do usuário. Não há reconhecimento de presença pronto para o Microsoft Project Server, no entanto, a Microsoft declarou publicamente que o acesso entre firewalls estará disponível no futuro com o Live Communications Server 2005 (Microsoft, maio de 2004).
Mensagem instantânea – As mensagens instantâneas foram amplamente adotadas, com mais de 400 milhões de usuários corporativos globais dos serviços AOL Instant Messenger ™ (AIM®), ICQ®, MSN Messenger e Yahoo! ® Messenger (Microsoft, julho de 2004). A maioria dos serviços oferece suporte a mensagens de texto e voz, permitindo que os participantes do projeto troquem informações factuais rapidamente e também reduzam os custos de longa distância.
No caso do Groove Virtual Office, as mensagens instantâneas e o bate-papo estão disponíveis como texto ou voz e são totalmente integrados ao aplicativo. No caso do Microsoft Project Server, essa funcionalidade é fornecida separadamente por meio de qualquer um dos serviços independentes de mensagens instantâneas mencionados no parágrafo anterior.
Outras comunicações de voz – Comunicações de voz econômicas, incluindo Voice over Internet Protocol (VoIP), agora estão disponíveis por meio de vários provedores comerciais. Esses serviços estão disponíveis em várias categorias, incluindo:
- chamadas grátis entre PCs
- PC para telefone normal
- Substituição de PBX em rede
Todos esses cenários reduzem muito o custo das comunicações telefônicas de longa distância regulares e, portanto, tornarão muito mais fácil para as equipes globais se comunicarem em tempo real à medida que são adotadas nas empresas.
3. Comunicações assíncronas e ferramentas de colaboração em equipe. Ferramentas assíncronas são aquelas em que as comunicações não ocorrem necessariamente em tempo real.
Compartilhamento de arquivos – Na maioria das vezes, os gerentes ou líderes de projetos têm documentos baseados em projetos muito antes de o projeto ter um cronograma. Diagramas arquitetônicos, relatórios, planilhas de orçamento e outras informações devem ser armazenados e compartilhados muito antes do início formal do projeto. No caso do Groove Virtual Office, as ferramentas Arquivos e Discussão são carregadas automaticamente quando um novo espaço de trabalho padrão é criado. Os arquivos podem ser vinculados a uma tarefa específica ou disponibilizados para o projeto em geral. No caso do Microsoft Project Server, o compartilhamento de arquivos é adicionado por meio da integração do SharePoint Services.
Mudança de consciência – O uso de marcadores não lidos, conforme ilustrado na Figura 3, chama a atenção dos participantes para as mudanças, reduzindo o tempo gasto na busca por informações novas ou modificadas. O marcador de não lido pode ser visto na coluna mais à esquerda. Embora o uso desses marcadores tenha sido padrão em softwares de gerenciamento de documentos por alguns anos, seu uso em aplicativos de gerenciamento de projetos é uma inovação recente.
Discussões – A ferramenta de discussão é ideal para comunicações que não requerem uma resposta imediata, permitindo que qualquer membro da equipe prepare uma resposta cuidadosa para uma questão técnica ou comercial. Isso é especialmente importante para membros da equipe cujo primeiro idioma não é o mesmo daqueles que controlam o projeto. Nesse caso, quem fala uma língua estrangeira tem mais tempo e consegue articular em texto o que pode ser difícil de articular em uma teleconferência.
Ferramenta de reuniões – As reuniões online variam de ferramentas simples que permitem aos usuários registrar agendas, atas e itens de ação até aplicativos mais sofisticados, incluindo bate-papo integrado, quadro branco e compartilhamento de aplicativos. No mínimo, uma ferramenta de reuniões deve rastrear atas e itens de ação para o benefício dos membros da equipe que não podem comparecer e, portanto, são capazes de acompanhar decisões importantes que foram tomadas ou comunicadas durante a reunião.
Compartilhamento de aplicativo – O compartilhamento de aplicativos é a capacidade de mostrar aos participantes demonstrações do que poderia ser difícil de conceituar em uma conversa puramente falada. A WebEx é um exemplo dessa tecnologia, oferecendo reuniões online, webconferência e serviços de videoconferência internamente ou hospedados.
Calendário da equipe – O uso de um calendário de equipe ajuda a lidar com o problema de não saber a disponibilidade dos participantes do projeto ao longo da vida de um projeto. Uma solução prática, porém simples, é marcar todas as ausências planejadas em um calendário mensal que é visível para todos na equipe do projeto em formato digital e pode ser facilmente atualizado por qualquer membro da equipe. A Figura 4 ilustra um calendário de equipe em uso nas instalações do autor. A coluna mais à direita mostra a presença de membros da equipe no projeto, enquanto o próprio calendário mostra as ausências planejadas, bem como outros eventos importantes.
Breve comparação das ferramentas
Os exemplos neste documento foram escolhidos no Groove Virtual Office Project Edition e no Microsoft Project Server 2003 porque, por diferentes motivos, essas ferramentas estão sendo adotadas atualmente por equipes de projeto em vários setores. O principal motivo para a adoção do conjunto de ferramentas do Groove é a implantação rápida para firewall cruzado ou equipes distribuídas que se beneficiam dos recursos de colaboração integrados. No caso do MS Project Server, o foco está nos recursos de toda a empresa e no controle e relatórios de projetos.
A Tabela 2 foi projetado para revisar cada uma das ferramentas em comparação com as tecnologias agora conhecidas para mitigar os problemas de comunicação de equipes distribuídas. Os leitores devem ter em mente, ao revisar esses resultados, que os dois produtos oferecem benefícios diferentes para seus públicos-alvo e, portanto, têm objetivos de design diferentes para começar.
Tecnologia
Groove Virtual Office Project Edition
Microsoft Office Project Server 2003
Cronograma compartilhado e visível
Todos os membros da equipe veem todo o cronograma do projeto
O nível de visibilidade é determinado pelas permissões definidas pelo GP
Calendário da equipe compartilhado e visível
Ferramenta de calendário incluída
Por meio da integração do SharePoint
Ferramenta de arquivos incluída
Por meio da integração do SharePoint
Presença
Integrado
Possivelmente disponibilizado com Live Communications Server 2005. Atualmente preciso ter uma ferramenta de mensagens instantâneas para mostrar a presença de contatos
Ferramenta de discussão
Ferramenta de discussão incluída
Por meio da integração do SharePoint
Mensagem instantânea
Integrado
Por meio de aplicativo independente de mensagens instantâneas
Comunicações de voz
Integrado em mensagens instantâneas e bate-papo
Por meio de aplicativo independente de mensagens instantâneas
Ferramenta de reuniões
Integrado
Veja abaixo
Compartilhamento de aplicativo
Por meio da ferramenta Groove independente
Por meio de aplicativos independentes, como NetMeeting ou Live Meeting
Alterar a percepção em todos os objetos compartilhados
Integrado
Pode definir alertas em arquivos postados no SharePoint
Tabela 2
Pode-se ver na tabela que o aplicativo Groove Virtual Office tem muitos recursos de comunicação integrados, tornando-o ideal para equipes distribuídas ou trabalhadores remotos ou pequenas empresas onde a infraestrutura necessária para dar suporte ao Microsoft Project Server seria muito trabalhosa, pois no aplicativo de amostra fornecido na seção a seguir.
Aplicativo de amostra
Perfil:
A Provident Partners, sediada em Minnesota, ajuda os clientes com programas de marketing que vão desde a criação de marcas até a geração de liders. A empresa foi criada em resposta às necessidades de empresas com recursos de marketing internos inexistentes ou limitados.
O Desafio:
O rápido crescimento em combinação com uma equipe de profissionais dispersos geograficamente para servir uma base de clientes muito extensa causou uma variedade de problemas de coordenação, que vão desde tarefas que caem entre as rachaduras até a incapacidade de trocar informações rapidamente entre a equipe profissional e entre vários profissionais seus clientes.
A Solução Técnica:
A solução correta neste caso foi o Groove Virtual Office Project Edition, dando à empresa recursos de colaboração, eficiência de custos e excelente rastreamento de tarefas sem exigir hardware, software ou taxas de consultoria de TI.
Benefícios:
- A capacidade de colaborar online com clientes sobre prioridades e cronogramas
- A capacidade de se comunicar com segurança entre firewalls sem infraestrutura de TI adicional – apenas uma conexão com a Internet é necessária para sincronizar arquivos
- Agora a equipe tem uma visão do status de todos os projetos em andamento
- Os clientes podem monitorar o progresso diário de seus profissionais de marketing terceirizados
Tendências e Considerações Estratégicas
Os economistas vincularam a TI ao crescimento da produtividade dos indivíduos. As empresas agora querem estender esses ganhos de produtividade para grupos e até organizações inteiras (Henrie, 2004). Para os planejadores, existem algumas tendências e considerações estratégicas a serem levadas em consideração neste momento:
- Existe uma convergência de comunicações síncronas e assíncronas. Funcionalidades em tempo real, como webconferência e mensagens instantâneas, estão encontrando seu caminho para aplicativos assíncronos, como espaços de trabalho online.
- Vários mercados anteriormente separados, como os de compartilhamento de documentos e gerenciamento de projetos, estão agora sendo reformulados como tecnologias de colaboração. Os compradores podem esperar encontrar muito mais recursos colaborativos em versões futuras de aplicativos projetados para oferecer suporte ao gerenciamento de projetos.
- O Voice-over-IP (VoIP) tem cada vez mais qualidade suficiente para substituir grande parte do tráfego tradicional da rede telefônica pública comutada, a um custo menor. Ele teve rápida aceitação na Ásia, com mais de 6 milhões de assinantes, e está sendo cada vez mais adotado na América do Norte e na Europa (Cox, 2004).
- Muitas organizações têm uma proliferação de ferramentas de colaboração adquiridas por várias unidades de negócios e não necessariamente com suporte de TI. Os CIOs precisam estar à frente da curva e escolher ferramentas que atendam às necessidades de uma força de trabalho cada vez mais móvel, com total endosso e suporte da organização de TI.
Referências
Allen, T. J., (1977). Gerenciando o fluxo de tecnologia: Transferência de tecnologia e disseminação de informações tecnológicas dentro da organização de P&D, Cambridge, MA: MIT Press.
Coleman, D. (agosto de 2004). Demasiada tecnologia colaborativa, pesquisa não publicada por Collaborative Strategies, recuperada de www.collaborate.com, comunicação pessoal.
Cox, Ian (maio de 2004). Voice over IP ~ Into the mainstream. Obtido de Juniper Research, http://www.juniperresearch.com/
Groove Networks (2004. março). Conferência de desenvolvedores do Groove, de 3 a 4 de março. Apresentação dada por David Fowler, 3 de março de 2004, Beverly, MA.
Henrie, K. S., (julho de 2004). All Together Now, CIO Insight, (41), julho de 2004.
Jang, C. Y., Steinfeld, C., e Pfaff, B. (2000, dezembro) Apoiando a conscientização entre equipes virtuais em um sistema colaborativo baseado na web: The team SCOPE system. Workshop Internacional sobre Conscientização e The World Wide Web, 2000, Filadélfia, PA, EUA.
Comunicado de imprensa da Microsoft (4 de maio de 2004). Microsoft revela servidor de comunicações ao vivo 2005. Obtido em http://www.microsoft.com/presspass/press/2004/may04/05-04UnveilsServer2005PR.asp de 23/08/2004.
Comunicado de imprensa da Microsoft (15 de julho de 2004). Microsoft, america online, MSN e Yahoo! anuncia a primeira conectividade do setor para usuários corporativos de mensagens instantâneas. Obtido de http://www.microsoft.com/presspass/press/2004/jul04/07-15EnterpriseIMConnectivityPR.asp de 23/08/2004.
WFD Consulting Inc (2001-2002) Quando o local de trabalho está em muitos lugares: A extensão e a natureza do trabalho externo hoje, Watertown, MA: WFD Consulting Inc.
Este material foi reproduzido com a permissão do proprietário dos direitos autorais. A reprodução não autorizada deste material é estritamente proibida. Para obter permissão para reproduzir este material, entre em contato com o PMI ou qualquer autor listado.
© 2004, Brigitte Hayes, CMC Originalmente publicado como parte dos procedimentos do Congresso Global PMI de 2004 – Anaheim, Califórnia
Tradução: Fabrício França
Fonte: When the project has many faces in many places– software tools for the distributed team
