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Manavasi Ramesh – 1 de março de 2022

Por sua natureza, todos os projetos, independentemente de seu tamanho, são únicos. Durante o ciclo de vida do projeto – desde a concepção até a conclusão – todas as partes interessadas tentam mitigar problemas ou restrições em cada estágio em um esforço para atingir as metas do projeto. Ao retratar os eventos mitigados durante o ciclo de vida do projeto na forma de um arquivo de lições aprendidas, podemos facilitar a definição de uma declaração de escopo para novos projetos.

Um gerente de projeto com acesso a arquivos organizacionais pode usar essas informações em projetos anteriores como um “preparador de contas”. Eles podem alcançar a execução ideal do projeto eliminando erros comuns – e fazem isso por meio da incorporação de práticas inovadoras do passado.

Com cada projeto sendo único em sua composição (e partes interessadas, resultados, incertezas, etc.), essa experiência acumulada será adicionada à base de conhecimento. O arquivo torna-se uma fonte confiável para otimizar os esforços de todos os envolvidos na entrega do projeto, pois a documentação dos problemas/restrições enfrentadas – e como foram resolvidos nas diversas etapas da execução do projeto – é uma ferramenta eficaz que economiza tempo e dinheiro na criação de documentos para novos projetos.

Os gerentes de projeto devem criar documentação sobre cada ciclo de projeto em todas as áreas de conhecimento. Isso criará caminhos para as informações históricas/dados legados de projetos concluídos, o que é crucial ao conceber e executar novos projetos. Também facilitará o fornecimento de espaço para modernização, melhorias tecnológicas e inovação e improvisação nas habilidades de gerenciamento de projetos.

É responsabilidade de todas as partes interessadas contribuir para o arquivo de lições aprendidas. Em uma grande empresa de construção de infraestrutura, a administração pediu à sua equipe que arquivasse os erros cometidos e corrigidos durante a execução, juntamente com soluções para corrigir falhas nas atividades de construção. Ajudou a equipe a entender o design, bem como as dificuldades de execução encontradas no projeto — e como ele poderia se relacionar com novos projetos atualmente em execução.

Na maioria das vezes, a empresa enfrentou dificuldades para arquivar os detalhes das lições aprendidas, pois as equipes/partes interessadas muitas vezes hesitam em postar erros no design e na execução do projeto, pois sentem que isso reflete negativamente em seu desempenho. Portanto, é responsabilidade da empresa/gerência educar a equipe para que ela entenda completamente o valor do arquivo e como ele ajudará toda a organização a melhorar o desempenho

Além disso, os membros da equipe que trabalham em outros projetos internos geralmente não estão cientes dos caminhos para descobrir informações críticas relativas aos seus projetos. O arquivamento do desenvolvimento/disponibilidade de insumos críticos ajudará a garantir que a equipe evite contratempos de tempo e custo. O arquivo ajuda no compartilhamento de conhecimento entre as equipes que trabalham em vários projetos, permitindo que elas entendam e adaptem novos desenvolvimentos na execução de seus projetos.

Estágios de criação para arquivos de lições aprendidas

Cada projeto passa por etapas semelhantes (do início ao encerramento), independentemente de sua natureza. Cada estágio tem o potencial de alterar o resultado e impactar a entrega geral. Assim, existe ampla oportunidade para a compilação de lições aprendidas.

O amplo escopo de atividades a serem cobertos durante o arquivamento das ações em cada etapa do ciclo de vida do projeto é detalhado abaixo:

Iniciação

• Carta do Projeto
• Escopo

Planejamento

• Projeto
• Custo
• Linha do tempo
• Aquisições

Execução

• Restrições do local
• Qualidade
• Mudar a gestão

Monitoramento

• Requisitos de Escopo
• Valor ganho
• Sistema de Informação Gerencial

Encerramento

• Faturamento final
• Entregáveis
• Encerramento do projeto
• Arquivos

Arquivando a criação após o encerramento do projeto

Uma vez que o projeto esteja completo em todos os aspectos e aceito pelos patrocinadores do projeto, é imperativo ter uma reunião de encerramento do projeto – o final do projeto junto com a reunião inicial. Esses encontros são exclusivamente para a compilação dos aprendizados advindos do projeto.

Todas as partes interessadas internas que impactaram o projeto de maneira significativa participarão. Cada departamento de projeto compartilhará as áreas em que a dificuldade foi enfrentada, juntamente com os métodos exclusivos usados para resolvê-las. As abordagens mais recentes serão delineadas, e sua utilidade e outras características importantes serão devidamente registradas.

Essas reuniões podem contar com a participação de gerentes seniores, que podem dissecar as lições aprendidas e as experiências propostas por suas equipes de projeto. Uma vez que as descobertas sejam incorporadas aos documentos internos, essas experiências devem circular dentro da organização para beneficiar todos os membros que devem receber responsabilidades semelhantes no futuro. Além disso, devem ser destacados os aspectos mais desafiadores que resultaram em derrapagens de tempo e custos.

Conclusão

Qualquer organização que aprende nunca deve perder a oportunidade de atualizar os membros de sua equipe sobre as melhores práticas, sejam elas adquiridas de suas próprias experiências ou incorporadas de outros recursos confiáveis. O aprendizado que é absorvido por essas experiências fornece um valor tremendo para todos os membros da equipe.

A compilação dessas experiências e melhores práticas adquiridas ao longo do tempo oferece uma vantagem adicional em nosso mundo competitivo e em rápida evolução. A organização que desenvolve continuamente seus mecanismos e aprimora sua base de conhecimento fornece uma plataforma melhor para os membros da equipe em sua busca final pela excelência.

Agradecimentos: Obrigado pelas valiosas contribuições do Sr. Deepak Tulsi.

Fonte: https://www.projectmanagement.com/articles/765928/the-importance-of-a-lessons-learned-archive-in-project-management—-

Tradução: Ingrid Farias

Pós graduanda em gestão de projetos pela USP – Universidade de São Paulo, Ingrid é voluntária para traduções, do inglês para o português, de conteúdos do PMI para divulgação no site do PMI-DF