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Este é o terceiro artigo de uma série que ajuda a construir uma base de conhecimento em gerenciamento de projetos. Na Parte 1, os leitores foram apresentados aos fundamentos do gerenciamento de projetos. Na Parte 2, o ciclo de vida do projeto foi apresentado e a importância de um termo de abertura do projeto foi explicada. Na Parte 3, exploramos o gerenciamento das partes interessadas junto com a restrição tripla.

Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto
O objetivo de qualquer projeto é satisfazer as principais partes interessadas. A pergunta deve ser: “O que é uma parte interessada e o que se entende por principal parte interessada?”

1. O que é uma parte interessada? Uma parte interessada pode ser simplesmente definida como um indivíduo ou grupo que tem interesse em um projeto. O interesse pode sugerir que eles são impactados pelo projeto de forma negativa ou positiva. As partes interessadas podem não estar satisfeitas com o resultado pretendido do projeto ou podem estar ansiosos pela mudança desejada.

Interesse também pode significar alguém que pode ter um impacto no projeto. Essas pessoas podem ser recursos técnicos, pessoas com conhecimentos especiais ou fornecedores que estão ativamente envolvidos na entrega do projeto. Eles também podem fornecer financiamento para um projeto ou outros recursos internos para apoiá-lo.

Além disso, pode-se perceber que as partes interessadas influenciam o trabalho. Influência pode se referir a líderes/gerentes de equipes técnicas que trabalham no projeto, bem como partes externas, como influenciadores sociais ou lobistas.

Deve ficar claro que as partes interessadas podem ser internas à equipe que trabalha com o gerente de projeto (que é, a propósito, uma parte interessada) ou fora da organização, como fornecedores, vizinhos, concorrentes, reguladores etc.

2. O que é uma principal parte interessada? Conforme observado, as partes interessadas podem variar de muito envolvidas a apenas ter um interesse passageiro no projeto. Portanto, é importante diferenciar os níveis de importância das partes interessadas para que o gerente de projeto possa adaptar sua abordagem a cada parte interessada.

A título de exemplo, alguém que é apenas marginalmente impactado pelo projeto pode simplesmente exigir comunicações básicas. Em contraste, alguém cujo sustento depende do sucesso de um projeto exigirá comunicações muito mais frequentes e detalhadas.

Para separar as partes interessadas, elas precisam ser priorizadas. Um processo simples, mas eficaz, inclui apenas algumas etapas. Depois de identificar o maior número possível de partes interessadas, é realizada uma discussão entre o pessoal relevante para analisar cada uma delas. O processo pode ser concluído em um formato de pequena reunião em que o gerente de projeto se reúne com algumas partes interessadas conhecidas para coletar suas perspectivas. A lista de partes interessadas em consideração recebe pontuações, normalmente em uma escala de 1 a 5 e com base nas seguintes categorias:

• Impacto NO projeto: O envolvimento deles contribui (ou poderia) para os resultados do projeto?
• Impactado PELO projeto: Quando o projeto é concluído (ou enquanto o projeto está ocorrendo), uma parte interessada é positiva ou negativamente afetada?

Uma vez que as pontuações são atribuídas a todas as partes interessadas identificadas, elas são inseridas em um registro de partes interessadas (veja abaixo). As duas pontuações são então multiplicadas, com o produto dando uma indicação da importância da parte interessada – ou seja, quanto maior a pontuação, mais “importante” a pessoa ou grupo é aos olhos do gerente de projeto.

Como funciona o registro de uma parte interessada? Um registro de partes interessadas usa um modelo simples para capturar as informações relevantes. O exemplo abaixo reflete um formato fácil de usar que é comumente usado. A ferramenta pode ser prontamente personalizada para funcionar em qualquer ambiente de projeto:

Resumo da gestão das partes interessadas: O objetivo do gerenciamento das partes interessadas é garantir que todos os envolvidos em um projeto tenham as informações consideradas necessárias. Além disso, as pessoas que devem ser satisfeitas com os resultados do projeto são claramente identificadas e suas necessidades, incluindo requisitos de comunicação, estão bem documentadas.

A Restrição Tripla do Projeto
Quase todos os projetos, independentemente do tamanho, envolvem a definição do trabalho a ser concluído (conhecido como escopo), um cronograma para concluir o trabalho e um orçamento pelo qual o projeto será financiado. Esses três elementos – escopo, tempo e custo – são conhecidos como a restrição tripla do projeto.

Cada um deles será explorado individualmente em artigos subsequentes. Por enquanto, a relação entre cada elemento é indicada pelas setas apontando diagonalmente para cima a partir da base do triângulo, rotuladas como “escopo”. Uma vez conhecido o escopo do trabalho, torna-se possível desenvolver um cronograma claro e um orçamento preciso.

Se for determinado que o cronograma é muito longo, pode-se considerar a redução da quantidade de trabalho a ser concluída (o escopo) ou o aumento dos custos para acelerar o trabalho (talvez adicionando horas extras pagas). Da mesma forma, se o custo tiver que ser ajustado, o tempo ou o escopo podem exigir modificações.