Blog

Quando eu estou trabalhando com novos gestores de projetos (GP), eu os peço com frequência para me contarem como eles gastam o tempo deles. Como você pode imaginar (e eu torço), a maioria deles passam a maior parte de seu tempo se comunicando com seus times.

Mas você não precisa ser um novo GP para reconhecer a importância de desenvolver relacionamentos e garantir que todos entendam o que é esperado deles. Como alguém que me ensinou Gestão de Projetos uma vez disse, “Você passa os primeiro 90% do seu tempo se comunicando e os outros 90% do seu tempo fazendo todo o resto”. Enquanto eles estavam tentando ser espertos, essa mensagem ficou marcada em mim.

Mas o que falar sobre as outras coisas que um GP precisa fazer? Quanto tempo um GP deve passar gerindo riscos, atualizando o planejamento, gerenciando as partes interessadas stakeholders), ou fazendo todas as outras infinidades de responsabilidades que eles têm? Isso não é algo que costuma ser abordado em nenhum dos treinamentos ou cursos que os novos GPs são direcionados a fazer. Eles são ensinados a fazer “coisas”, e muitas vezes isso ocorre apenas quando essas “coisas” são importantes para o projeto – mesmo assim eles precisam descobrir sozinhos como administrar seu tempo nelas.

Esse é um dos porquês porque tantos gestores de projetos iniciantes acabam trabalhando longas horas. Eles tentam ficar a par de tudo, passando noites e finais de semana fazendo todas estas tarefas que não envolvem comunicação.

Bem, eu tenho uma boa e uma má notícia: A má notícia é que a razão pela qual eles não ensinarem é que a resposta, como tantas outras, é “ isso depende”. A boa notícia é que você provavelmente não precisa passar tanto tempo realizando essas tarefas como você imagina (ou que você já passa).

Essas tarefas não estão separadas

Em gerenciamento de projetos tudo está conectado. Suas suposições alimentam seus riscos, os riscos alimentam a sua abordagem. Isso te conduz a um plano e as suas dependências e essas dependências são frequentemente baseadas nas suas suposições. Nada pode ser completamente separado.

Isso é uma coisa boa, porque significa que quando você está se comunicando, você já está fazendo todas estas outras coisas que fazem parte do seu trabalho. Um exemplo obvio é a formação de equipes que acontece principalmente através da construção e desenvolvimento de relacionamentos – que ocorre através de uma comunicação eficiente.

No entanto, a comunicação também ajuda com o gerenciamento de riscos. Falar sobre riscos inicia quando o seu time começa a pensar sobre algumas coisas que poderiam dar errado. Isso leva o time a considerar como esse risco poderia ser evitado, e isso promove o desenvolvimento de planos que ajudam a lidar com eles, caso venham a acontecer.

Você pode não estar sentado em uma reunião apresentando um relatório formal de avaliação de risco, mas você ainda está gerenciando riscos. A mesma coisa acontece para todos os outros elementos do papel de um gestor – conversar com o seu time ajuda a pensar sobre qualidade, estimativa de esforços, dependências ou qualquer outra variável que faz parte do projeto.

Comunicar-se também torna mais fácil para você completar aquelas atividades das diferentes tarefas de gestão de projetos que são sua responsabilidade. Novos GPs são os mais improváveis de ter um suporte administrativo, então será responsabilidade daquele gestor atualizar o registo de riscos, produzir os relatórios de status, etc. Mas, porque você está constantemente se comunicando e discutindo estes itens, o trabalho se torna um pouco menor do que simplesmente documentar os pontos importantes daquelas conversas.

Sim…mas quanto tempo isso deveria levar?

Por todos estes motivos, a quantidade de tempo que você passa nessas variadas tarefas não precisa ser excessiva, mas quanto tempo exato isso significa?

Quando eu digo “isso depende” é porque existem muitas variáveis – você passará mais tempo no gerenciamento de risco no início do projeto, quando todas as identificações, analises e priorizações de atividades ocorrem. Depois, passará mais tempo na gestão da qualidade, que é quando a qualidade é o foco de todo o trabalho que está acontecendo no projeto. Mas ambas as disciplinas ainda precisarão de atenção durante toda a duração do projeto.

A natureza do projeto também criará variáveis. Alguns projetos possuem mais riscos que outros e, nestes casos, o gerenciamento deles precisam de mais atenção.

Como uma regra geral (e isso realmente é apenas uma regra geral), eu tento reservar uma hora por dia para todas estas responsabilidades que caem nas tarefas de um gestor de projetos. Eu não vejo todas as disciplinas todos os dias, mas eu penso sobre elas – perguntando-me se alguma coisa aconteceu nas últimas 24h que requere que eu reavalie os riscos, a qualidade do planejamento, as suposições, as estimativas de esforços, etc.

Nas fases iniciais do projeto, essa hora provavelmente precisa ser estendida; no meio de um projeto que está avançado sem problemas, ela poderá começar a diminuir. No dia antes da apresentação do relatório de status, eu talvez precise passar um pouco mais de tempo; numa sexta-feira, talvez eu possa reduzi-la um pouco.

Para terminar

Eu acredito muito na gestão de projetos e em seus gestores. Então, se você acha que está passando tempo suficiente em algo, então provavelmente está. Mas também esteja ciente de que os novos gestores de projetos tendem a ficar muito focados na parte mecânica das tarefas que eles acreditam que devem executar, perdendo de vista que a sua principal prioridade que é de entregar um resultado de sucesso. E isso vem, acima de tudo, com uma comunicação eficiente.

Quais são os seus critérios para gerenciar estes tipos de tarefas?

Fonte: https://www.projectmanagement.com/articles/763040/how-much-time-should-a-pm-spend-on-a-task-

Tradução: Joseanne Lopes

Joseanne Lopes Conceição é brasileira, engenheira civil e estudante do MBA em Gestão de Projetos pela USP. Ela é empreendedora na área de construção, amante da gestão de projetos, de idiomas e da música. Joseanne está gosta de novos desafios e aprecia feedbaks.